Eventualidades: una discusión práctica

Usar bien el artefacto Eventualidades no depende del formato, sino de la calidad de las conversaciones que lo sostienen.

En un artículo anterior presenté el artefacto Eventualidades, explicando su objetivo, formato y funcionamiento general. En este nuevo texto quiero compartir algunos de los conceptos que suelo desarrollar en mis sesiones de entrenamiento de P4Mf. Leerlos te ayudará a comprender mejor cómo conviene usar este artefacto.

Ten presente un par de cosas. Primero, puede que necesites releer el artículo anterior para entender mejor lo que sigue. Segundo, aquí sólo explico algunos de los conceptos clave que forman parte de mis entrenamientos.

La siguiente figura muestra el formato que propongo como base para registrar y planificar el tratamiento de las eventualidades. Recuerda que, en P4Mf, una eventualidad es un riesgo o una oportunidad (lo que otros enfoques llaman “riesgo positivo”).

Una base mínima para una conversación importante

En la mayoría de las organizaciones ya existe algún formato para registrar y dar tratamiento a riesgos y oportunidades. Por eso, el artefacto Eventualidades sólo incluye los campos imprescindibles para explicarlos y discutirlos.

Como ocurre con casi todos los artefactos de P4Mf, entender el sentido de los campos es sencillo; lo difícil es escribir en ellos con sentido.

Si tienes a mano un documento real —por ejemplo, un “Registro de Riesgos”—, te servirá para comparar mientras repasamos las principales dificultades.

Campo: Descripción

Suele redactarse haciendo referencia a lo que podría pasar: algo negativo si es un riesgo, o positivo si es una oportunidad.

En la teoría de riesgos, eso se denomina Evento. Por ejemplo: “Bloqueo de la entrada a la obra”. Luego, en esa fila se completan las estimaciones de impacto, probabilidad y el resto de los campos.

Sería necesario ir más allá:

• ¿Qué lleva a pensar que esos bloqueos podrían ocurrir?
• ¿Qué le pasaría al proyecto o a la organización si efectivamente ocurrieran?

Sin una discusión y comprensión de esas causas y consecuencias, los valores del resto de los campos se vuelven casi arbitrarios. Por eso, en P4Mf promuevo redactar cada descripción siguiendo esta estructura:

• Porque (describir la situación que da origen al riesgo u oportunidad)…
• podría pasar que (describir el evento que podría ocurrir)…
• y entonces (describir el impacto que causaría).

Este tipo de descripción exige más trabajo que simplemente anotar el evento. Pero el punto no es escribir más o menos, sino escribir después de haber discutido lo suficiente. El método que propone P4Mf va más allá del formato: primero observar, luego discutir, acordar y recién entonces escribir.

Podrías decir: “¿Para qué tanto esfuerzo, si la perfección es imposible?”. Sí, es imposible. Pero no intentar acercarnos a ella —o al menos alejarnos de la chabacanería—, ¿te parece aceptable?

Campos: Probabilidad e Impacto

Estos campos contienen estimaciones. Hay muchas formas de estimar (en los entrenamientos vemos algunas), pero vale recordar lo que ya advertía Tom DeMarco: toda estimación es, al menos en parte, política. No todo puede resolverse con fórmulas matemáticas, aunque haya quien lo intente.

Lo importante, tanto en el entrenamiento como en el trabajo real, es sacar el máximo provecho de las discusiones. No buscar el consenso fácil, sino aprender y alcanzar acuerdos razonados. Esa gimnasia está en el corazón de P4Mf.

Campo: Prioridad

La prioridad surge de aplicar una regla preestablecida. En la herramienta que entrego durante mis entrenamientos, esa regla es muy simple: los campos Probabilidad e Impacto sólo admiten combinaciones de dos valores tomados de tres posibles: Alto, Medio y Bajo. Por ejemplo: AA, AM, AB…MB… hasta BB.

A partir de esas combinaciones, la herramienta calcula automáticamente la Prioridad y permite ordenar las filas según ese valor. ¿Para qué? Para tenerlo presente tanto al planificar respuestas como al usar el artefacto durante la ejecución real.

Campo: Estrategia de respuesta

Aquí suele aparecer una dificultad latente. Como en el campo Descripción, escribir es la consecuencia de planificar. El trabajo importante ocurre antes de escribir, cuando se discute qué se va a hacer.

He notado que muchas veces se redacta el futuro deseado, en lugar de la estrategia para llegar a él. Por ejemplo, se escribe “Reaccionar a tiempo a las señales de conflicto”. ¿Te parece una estrategia de respuesta?

Una estrategia no detalla acciones específicas, pero tampoco puede ser exageradamente genérica. En ese ejemplo, habría que preguntarse, por ejemplo:

• ¿Qué se considerará una señal de conflicto?
• ¿Quién la observará?
• ¿Quiénes actuarán y cómo?

No se trata de definir un plan completo en este campo. Se trata de evitar ambigüedades y fortalecer la conversación sobre lo que realmente se debe hacer.

Dependiendo de la evolución de cada eventualidad, es posible que deban ejecutarse acciones enunciadas en los planes de respuesta. Esos casos suelen transportarse al Aitems y tratarse en las Sesiones de Sincronización.

Conclusiones

Como todos los artefactos de P4Mf, Eventualidades puede parecer una simple matriz. Pero el desafío no está en completarla, sino en definir qué hacer para escribir con sentido en cada campo.

No me aceptes. Discurre. ¿Qué tanto discutes tú, antes de escribir?