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El Aitems es un inventario de los temas abiertos que necesitan tratamiento. Es un registro vivo de los acuerdos alcanzados sobre cada uno.
La exclamación “¡esto no es en lo que habíamos quedado!” ¿te suena? Sobre esto trata el Aitems.
A comienzos de los noventa tuve que manejar un proyecto mucho más grande que los que había dirigido antes. Implicaba liderar un voluminoso equipo con una diversidad de disciplinas, varios subcontratistas y un complicado cliente del ambiente público. Cada semana aparecían decenas de asuntos pendientes.
Hasta ese momento yo usaba una simple libreta para registrar las cosas que había que resolver, con colores y tachaduras para marcar avances. Pero frente a esa avalancha, la libreta quedó chica. No alcanzaba.
De allí surgió la idea de crear un inventario digital de asuntos abiertos. Lo llamé Aitems, abreviatura de Action Items. En esencia, un lugar donde dejar claro —sin margen para dudas— quién hace qué para cuándo. Desde entonces llamo QQC a esa práctica. Más que un recurso técnico, es una manera de construir cultura: compromiso y rendición de cuentas.
Este artefacto evolucionó mucho desde entonces, incorporó automatismos, pero mantuvo su esencia. La apliqué no sólo a proyectos sino en todos mis ulteriores puestos gerenciales. Ahora es la columna que articula lo emergente con lo planeable dentro del marco de trabajo P4Mf.
Qué es el Aitems
El Aitems es, en esencia, un inventario de asuntos pendientes. Un registro vivo que guarda la memoria de los temas que necesitan tratamiento y de los acuerdos alcanzados sobre cada uno.
Con el tiempo se fue consolidando un formato que organiza la información de manera clara. Algunos de sus campos principales son:
- Identificación de la sesión de sincronización donde se originó o trató cada asunto.
- Tipo de ítem: incidente, eventualidad o decisión.
- Descripción del incidente o eventualidad (con causa raíz o hipótesis de riesgo).
- Motivo y descripción en el caso de una decisión.
- Acción acordada, escrita con pautas P4Mf de redacción (hacer qué).
- Persona responsable de ejecutar o asegurar la acción (quién).
- Fecha comprometida de cumplimiento o cierre (para cuándo).
Este esquema, probado durante décadas, se convirtió en el eje que da estabilidad a las sesiones de sincronización. Sin él, el marco P4Mf perdería rumbo: sería como un barrilete sin cola.
Te dejo al final una copia de la sección de la Guía de P4Mf con la reseña de este artefacto.
Para qué sirve
El Aitems está pensado para sostener conversaciones con foco y memoria. Cumple dos funciones centrales:
- Facilita la discusión: al abrirlo en cada sesión, ayuda a repasar lo pendiente y a no perder el hilo de acuerdos anteriores.
- Conserva la historia: registra los estados sucesivos de cada asunto, lo que permite entender su evolución y aprender del proceso.
En ambientes de gestión operativa, donde los equipos no siempre trabajan juntos ni interactúan diariamente, este repositorio se vuelve imprescindible. Aporta claridad, consistencia y continuidad.
Malas prácticas frecuentes
Una tentación habitual es redactar sobre el Aitems durante la propia sesión de sincronización. Eso dispersa. El foco en ese momento debe ser la calidad de la conversación y los acuerdos, no la redacción.
Lo recomendable es discutir, anotar en un borrador, confirmar en voz alta los acuerdos y después —con serenidad— volcarlos al Aitems. Recién allí se genera la minuta y se la distribuye entre los participantes.
Otra desviación común es caer en extremos. Uno es escribir apuradamente para sacarse de encima el registro (que luego no sirve de memoria). Otro es redactar una “biblia” con detalles innecesarios. Lo conveniente es un punto medio: síntesis clara; ni poco ni demasiado.
Qué no es el Aitems
Cuando las personas se familiarizan con el artefacto suelen intentar usarlo para lo que no corresponde.
- No es un To-Do List personal. Para eso hay otras herramientas.
- No es un planificador. Puede apoyar el desarrollo y la ejecución del plan, pero no sustituye a MS Project, Primavera u otros.
- No es un tablero ágil. En los proyectos de desarrollo de producto, las metodologías ágiles tienen recursos más livianos. El Aitems fue diseñado para entornos operativos, donde lo “suficientemente bueno” debe ser algo más robusto.
En contraposición, no conviene usar herramientas pensadas para entornos de desarrollo (como Jira) en entornos de gestión. Resultan muy pesados para ese ambiente. Aitems es específico para procesos de gestión.
Beneficios de adoptarlo
Aplicado correctamente, el Aitems no solo ordena pendientes: moldea cultura. Induce a clarificar las responsabilidades, reduce excusas, evita discusiones repetidas y ayuda al gestor a dar seguimiento con consistencia.
No es simplemente una herramienta: es un artefacto que, al sostenerse en el tiempo, fomenta una forma de trabajar seria, responsable y sistemática.
No me aceptes. Discurre. ¿Y si pruebas a llevar un registro sobre estas bases, para ver cómo cambia la calidad de tus conversaciones de gestión?
El Aitems según la Guía P4Mf
El Aitems es un artefacto que funciona como repositorio de los asuntos que requieren atención, emergidos durante la evolución del trabajo, ya sea en sesiones de sincronización o de manera informal. Su objetivo es estandarizar la descripción de cada asunto y registrar la historia de los distintos estados por los que ha transitado en su evolución, convirtiéndose en la base de las deliberaciones dentro de las sesiones de sincronización.
Para cada asunto se detalla su situación actual y se sintetiza quién realizará qué acción y para cuándo. Cuando un asunto es analizado en más de una sesión de sincronización, sus estados sucesivos se documentan de manera adyacente para preservar su historia y facilitar el análisis de su evolución.
