Participantes: Para influir en el involucramiento

Pistas sobre cómo utilizar el artefacto Participantes para diagnosticar actitudes, planificar acciones y lograr un involucramiento efectivo.

El Marco de Trabajo P4Mf está diseñado para organizar la labor de las constelaciones, pero su enfoque está fundamentalmente dirigido al gestor. Como entrenador, mi foco es guiar a los gestores en el uso efectivo de las herramientas del marco.

En el caso del artefacto Participantes, la dinámica de trabajo es diferente a la de los otros tres artefactos de P4Mf, cuya creación es colectiva. Este artefacto es una herramienta confidencial y personal del gestor. Su objetivo es facilitar un espacio para que el gestor reflexione, diagnostique y planifique acciones concretas. ¿Con qué objetivo? Influir en el involucramiento de miembros de la constelación u otros que impactan el trabajo.

Aunque P4Mf se enfoca en gestionar asuntos que emergen del trabajo, no personas, esos asuntos están en manos de ellas. Entonces, el gestor debe estar atento a la actitud y aptitud de los participantes respecto a la tarea a su cargo. El artefacto Participantes es el apoyo para observar, analizar, planificar e influir en las personas.

Repaso del Objetivo Central

P4Mf llama Participantes a las personas relacionadas con los procesos. Incluye a las que desempeñan roles en los procesos y a las directamente vinculadas con sus entradas y sus resultados.  Es decir, es muy similar al concepto de “interesados” o stakeholders.

El artefacto Participantes no es una lista de contactos ni un registro burocrático. Es una matriz con un objetivo claro: ayudar al gestor a enfocarse en aquellos participantes que muestran un involucramiento inconveniente. Es decir, aquellos cuya actitud hacia la labor que les toca realizar parece inadecuada. Esas personas merecen una fila en este artefacto.

Su valor radica en ser un disparador para la acción:

• Observar: Lo que ocurre en la interacción.
• Interpretar: Si se requiere una acción y por qué.
• Planificar: La secuencia de acciones a tomar.
• Actuar: Para lograr el cambio deseado.

El Formato Gráfico Básico

El artefacto tiene forma de matriz, con una fila por cada participante relevante. Las columnas sirven para registrar datos clave que fuerzan a reflexionar de manera estructurada. No se registra información demográfica (ubicación, teléfono), ya que el foco no es el contacto, sino la estrategia de influencia.

El encabezado de la matriz que muestro en el gráfico de arriba incluye, columnas de identificación y otras que dan cuerpo al diagnóstico y la planificación. La efectividad del artefacto reside en cómo se utiliza cada columna. A continuación, reseño los aspectos principales de las columnas.

Identificación del Participante

Se registra el Nombre y el Rol. Sirve simplemente para identificar a la persona sobre la cual se está reflexionando y planificando una estrategia de influencia. Es el dato más elemental.

Calificación según el Modelo de Prominencia

Conviene analizar a cada persona según el Modelo de Prominencia (proveniente de Project Management). Este análisis ayuda al gestor a definir la manera conveniente de mantener la comunicación y orientar su estrategia de influencia. Las calificaciones posibles en el modelo están reseñadas en el propio artefacto y se explican en el entrenamiento.

Actitud Actual y Actitud Deseada

Estas son las columnas centrales del diagnóstico. La actitud se tipifica en cinco niveles predefinidos (van desde la ignorancia de la tarea hasta la capacidad de liderarla). El objetivo es normalizar las calificaciones y evitar interpretaciones subjetivas.

• Actitud Actual: Registra el nivel de involucramiento/comportamiento observado.
• Actitud Deseada: Registra el nivel próximo tolerable. No necesariamente el ideal, sino el mínimo aceptable al que debe moverse la persona (ej. pasar de “estar en contra” a “neutral”).

La brecha entre ambas columnas nos da la medida del desafío y el objetivo específico de la influencia.

Estrategia de Influencia: Planificación y Registro

Esta sección es crucial y se rige por la regla de la acción ejecutable y propia. Lo que se registra aquí no es la expresión del deseo (“Voy a lograr que deje de estar en contra”), sino la secuencia de pasos concretos que el gestor va a dar para influir. Por ejemplo: “Conseguiré que nos reunamos la próxima semana para conversar”.

La acción debe ser:

• Accionable: Clara, con fecha tope y objetivo.
• Propia: La debe ejecutar el gestor (“Voy a hacer…”), no otra persona.

Dado que la influencia es un proceso iterativo, esta única columna sirve tanto para registrar la acción planificada como para documentar el efecto (observaciones y resultados) de la acción anterior. Este registro continuo es vital, ya que el cambio de actitud casi nunca se consigue de una vez.

No sería mala idea usar la Inteligencia Artificial como apoyo para evaluar la evolución de casos complicados. Puede agregar una visión descargada de emoción, ayudando al gestor a interpretar sin percepción sesgada.

La bitácora en esta columna debe ser suficiente para que el gestor, al revisarla, pueda retroalimentar su estrategia: ¿Funcionó la acción? ¿Qué ajusto en el siguiente paso? Este enfoque demanda que el gestor administre la complejidad del registro sin una estructura adicional.

Reflexiones Finales: Aptitud vs. Actitud

En este análisis, es vital distinguir entre Actitud y Aptitud:

• Problema de Actitud: Es el foco primario (desmotivación, resistencia). El gestor tiene la responsabilidad de influir.
• Problema de Aptitud: Falta de conocimientos o habilidades. Si el gestor, después de sus acciones, concluye que la raíz es la aptitud, deberá escalar la situación a un nivel jerárquico superior (gerente), pero siempre llegando con un diagnóstico y una propuesta de acción clara y definida.

Es importante recordar que este artefacto trata asuntos de involucramiento personal con el trabajo, no de gestión del trabajo. Por ello, no recomiendo llevarlos al Aitems ni discutirlos en sesiones de sincronización de la constelación. El artefacto Participantes es un aliado silencioso y confidencial para una gestión consciente, ayudando a transformar las tensiones emocionales en estrategias reflexivas.

No me aceptes. Discurre. ¿Qué pasaría si empezaras a observar cómo podrías aplicar este enfoque en tu propio trabajo, eligiendo una de tus interacciones más difíciles, sin manuales ni recetas, solo con curiosidad y registro de lo que emerge?