Procesos: Desafíos a encarar

Desafíos que enfrentan el gerente y el gestor al definir, liderar y ejecutar procesos mejorados en un nodo P4Mf.

Los procesos son el componente fundamental para organizar y dar seguimiento al funcionamiento de cada circuito. En general, se elige un nodo como alcance de un proyecto de P4Mf, y luego se expande a otros. El foco inicial está en la definición de los procesos de ese nodo.

Obviamente, hay muchas otras facetas a atender, como las asignaciones de roles en la constelación y cuestiones logísticas. Pero en este artículo de Lado B solo abordaremos desafíos directamente vinculados a los procesos.

Vamos a revisar los principales desafíos en dos momentos: durante el proyecto y durante el uso posterior del resultado. A su vez, los veremos desde el lugar de dos actores clave: el gerente del sector y el gestor del nodo.

El gerente durante el proyecto

Uno de los primeros desafíos del gerente es lograr una definición clara de los requerimientos. Normalmente se elige intervenir un nodo porque se perciben debilidades en sus procesos actuales. Clarificar los requerimientos significa especificar suficientemente bien en qué consiste la mejora que se busca.

En la práctica, los proyectos internos como los de P4Mf responden a estrategias definidas por niveles jerárquicos superiores al nodo. Por lo tanto, el gerente funciona como interfaz entre ese nivel superior y el del proyecto. Esto lo enfrenta a un primer desafío político: resolver tensiones o ambigüedades en torno a los objetivos y requerimientos.

Al mismo tiempo, el gerente es par de otros gerentes cuyos equipos participan en los procesos del nodo. Conseguir su cooperación es un segundo desafío. Influenciar a estos colegas no siempre es fácil, especialmente si perciben el proyecto como ajeno o irrelevante.

Finalmente, hacia dentro de su propio sector, el gerente probablemente necesite influir sobre quienes serán los ejecutantes del proceso. Esas personas pasarán a trabajar bajo el liderazgo del gestor, que hasta ahora puede haber sido simplemente otro par. Acompañar esa transición también exige una gestión cuidadosa.

El gestor durante el proyecto

Muchos de los desafíos del gerente pueden no quedar completamente resueltos, y se trasladan al gestor. En ese caso, el gestor deberá —en la medida de lo posible— complementar lo hecho por su gerente. Su grado de influencia dependerá de su habilidad personal y de cuánta autoridad le haya sido delegada. En cualquier caso, lograr influir será siempre un desafío en sí mismo.

Durante el proyecto, el gestor lidera la creación de las Pracis, donde se documenta el proceso ya mejorado. Se trata de una tarea de planificación que comienza relevando el proceso vigente, para luego analizarlo y rediseñarlo.

Es una tarea en equipo, en la que participan los distintos miembros de la constelación del nodo: gestor, ejecutantes e involucrados. En ese marco, suele aparecer el desafío de moderar debates. Las disidencias son comunes: ¿qué se hace realmente?, ¿cuándo?, ¿quién es responsable de qué? Y es natural que así sea. Si todo fluyera sin fricciones, ¿estaríamos haciendo un proyecto P4Mf?

La paradoja es esta: si no surgen diferencias al definir los procesos del nodo, entonces sí que tienes un problema. ¿Será que no se entendieron los objetivos de mejora? ¿Será que los participantes no se lo están tomando en serio?

Más allá de las discusiones de fondo (qué, quién, cuándo, cómo), surgen otros temas. Por ejemplo, logística de sesiones, solapamiento con tareas habituales y disponibilidad de tiempo. Aunque el alcance del proyecto sea acotado, el gestor enfrenta todos los desafíos clásicos del liderazgo de proyectos.

El gerente durante la ejecución

Una vez que los procesos mejorados entran en funcionamiento, empiezan a operar de forma distinta al resto del sector. Esto enfrenta al gerente con un nuevo desafío: mantener la coherencia dentro de la diversidad. Los artefactos y eventos de P4Mf aún no están presentes en las funciones que no han migrado, y eso debe ser tolerado.

También surgirán fricciones iniciales propias de los cambios. Los eventos nuevos pueden incomodar y generar resistencia. En este punto, el gerente debe contribuir activamente a que la evolución siga su curso, sin retrocesos.

Por otro lado, el gestor —que probablemente esté dando sus primeros pasos en un rol de liderazgo— necesitará apoyo. A veces, la relación entre el gestor y los ejecutantes exigirá la influencia esporádica del gerente. O bien, puede que otro gerente no coopere como se espera, y sea necesario intervenir. Si los directores cambian de opinión sobre los requerimientos, el gerente deberá manejar nuevamente la dimensión política.

El gestor durante la ejecución

Durante el proyecto se habrán definido acuerdos: agenda de sesiones, DoD, DoR, etc. Al comenzar a trabajar con los procesos mejorados, se espera que esos acuerdos se respeten. Pero no siempre ocurre. Este es un desafío especialmente estresante para el gestor: no tiene autoridad formal para exigir, pero sí debe rendir cuentas.

Hay distintas formas en las que los acuerdos pueden romperse, por ejemplo:

• Incumplimientos de fechas en entregas de suministros para los procesos del nodo.
• Entregas que no cumplen con los DoR.
• Ausencias en sesiones de sincronización.
• Renuencia a sostener conversaciones ad hoc sobre el progreso.

Cuando estas situaciones se deben a causas reales, el desafío es identificarlas, entender sus raíces y promover acciones correctivas. Cuando lo que aparecen son excusas, el desafío cambia de forma, pero no de fondo. El desafío del gestor entonces es conservar una actitud activa, reflexiva y sistemática.

P4Mf brinda artefactos y eventos diseñados justamente para eso: para respaldar la acción del gestor, tanto frente a causas legítimas como ante excusas o evasivas.

¿Dónde te encuentras actualmente?

Si revisas la definición de roles del gerente y del gestor, verás que hay muchos otros desafíos latentes. Tal vez te preguntes: ¿me conviene meterme en este berenjenal… o mejor sigo como estoy?

Mi pregunta es otra: ¿no existen ya estas cosas en tu realidad actual?

El objetivo de P4Mf no es eliminar los desafíos. Es establecer una base para poder enfrentarlos con mejores herramientas. Porque los desafíos están. Siempre estuvieron. La diferencia es con qué enfrentarlos.

No me aceptes. Discurre. ¿No estás ya enfrentando este tipo de desafíos … y cómo los estás encarando?