Procesos: el núcleo del operar

Los procesos tienen la granularidad adecuada para comprender, conversar y mejorar el trabajo.

A medida que desgranamos el operar de las organizaciones venimos afinando la mirada. Empezamos con el circuito, seguimos con el nodo y ahora llegamos al proceso. Cada paso es un aumento de granularidad, como si acercáramos una lupa para observar con mayor detalle.

Conviene distinguir que hablar de procesos es referirnos al corazón de la actividad cotidiana. Además, reconozcamos algo más amplio: la realidad que nos rodea está hecha de procesos, aunque muchas veces no lo percibamos así.

Todas las cosas son procesos

Tendemos a percibir a la realidad circundante como “cosas”. Vemos un objeto, una planta y una persona. En cada una de esas cosas ocurren procesos.

Lo notamos fácilmente en los organismos vivos: las personas nos movemos, respiramos, actuamos; los animales también; las plantas crecen, florecen y se reproducen. Todos son procesos en acción.

La dificultad surge cuando miramos lo que solemos llamar “materia muerta”. Una piedra, un pedazo de hierro, una pared. A simple vista parecen inertes. Sin embargo, quienes pudieron afinar el análisis, encontraron que allí no hay quietud. Hay átomos, protones, neutrones que giran y se mantienen cohesionados gracias a las fuerzas electromagnéticas, nuclear fuerte y nuclear débil. Nada está completamente detenido.

Lo que parece sólido, estable, “muerto”, en realidad está en un movimiento incesante. Esta observación puede servir para comprender mejor el trabajo en las organizaciones. Cuanto más afinamos la lupa, más vemos que todo está compuesto de procesos.

Granularidad: del todo a la parte

El marco P4Mf propone justamente esa mirada granular. Si lo más externo es el operar completo de una organización, podemos descender así:

• Identificamos un circuito dentro de ese operar.
• Dentro del circuito, distinguimos un tramo específico en el que queremos poner foco.
• En ese tramo aparecen los nodos. Son espacios donde las constelaciones dan tratamiento a la información. Cada uno está a cargo de un gestor.
• Dentro de cada nodo se encuentran los procesos, instancias concretas y recurrentes de actividad.

Más abajo todavía encontramos a las actividades que componen cada proceso. En P4Mf paramos allí. No buscamos llegar a un nivel exhaustivo de “tareas” o “pasos” microscópicos, porque eso convertiría la descripción en una enciclopedia inmanejable. Lo que buscamos es una síntesis compartida que sirva de referencia para analizar, acordar y mejorar.

La utilidad de distinguir procesos

¿Por qué necesitamos hablar de procesos? Porque distinguirlos nos permite observar con mayor claridad qué está pasando dentro de un nodo. Si intentáramos mirar todo el nodo como un bloque único, la comprensión sería confusa.

Sería como querer poner un elefante bajo el microscopio; no funciona. Lo que podemos poner bajo el microscopio es, por ejemplo, una muestra de la piel del elefante.

Por eso subdividimos los nodos en procesos. Separarlos nos permite analizar con razonabilidad lo que sucede. Así distinguimos cómo está compuesta la actividad, qué la dispara, qué insumos necesita y qué resultados entrega.

Rasgos básicos en los procesos

Un proceso suele estar a cargo de una persona o un pequeño grupo. Quienes lo ejecutan pueden contar:

• cuál es la actividad recurrente que realizan,
• cómo se preparan antes de cada iteración,
• cómo saben que terminó,
• qué reciben para poder empezar y qué entregan al final.

En general, un proceso transforma algo: lo valida, lo aprueba, lo completa o lo modifica de algún modo. Aún cuando diferentes procesos realizan distintos trabajos, muy probablemente tengan una estructura general similar. A continuación, te comento algunas de esas similitudes.

Disparadores y objetivos

Cada iteración de un proceso ocurre porque algo la dispara. Ese disparador puede ser, por ejemplo, una fecha (fin de mes, inicio de semana), un evento (la llegada de un pedido de cliente), o la validación de cierta condición previa.

Al mismo tiempo, cada proceso tiene un objetivo. Conviene expresarlo de manera clara y sintética, para poder verificar si el conjunto de actividades cumple con lo que se espera.

Tres momentos en todo proceso

Al describir procesos en P4Mf, se reconocen tres grandes momentos:

• Antes de empezar: verificar que existen las condiciones para ejecutar el proceso. Personas, información, recursos y tecnología disponibles.
• Durante el trabajo del proceso: actividades que reciben insumos, los transforman y entregan salidas a sus destinatarios, internos o externos. También pueden ocurrir las sesiones de sincronización, para verificar la alineación y corregir desvíos.
• Al finalizar: comprobar que el objetivo del proceso quedó cumplido.

Nivel adecuado de detalle

Podríamos seguir subdividiendo sin parar: actividades, tareas, pasos y microacciones. Pero P4Mf va sólo un paso más, las actividades, de las que hablo en otro artículo. No se busca un manual infinito sino generar el soporte para una mirada compartida y operativa.  El objetivo es facilitarles a las constelaciones comprender, acordar y mejorar la forma en que trabajan.

En definitiva, hablar de procesos es hablar de ese punto justo de granularidad que hace posible entender lo que ocurre, conversar sobre ello y actuar para mejorarlo.

No me aceptes. Discurre. Las personas que intervienen en los procesos de tu entorno, ¿tienen un entendimiento compartido de los mismos?

PD: ¿Te interesa el enfoque de P4Mf? Considera leer un artículo anterior.