Actividad: unidad de trabajo en P4Mf

Contar con una síntesis coherente y suficiente de cada actividad es esencial para iniciar y mantener organizado el trabajo en equipo. P4Mf ayuda a conseguirlo.

En la metodología P4Mf, el proceso se divide en unidades, cada una llamada actividad. Son los componentes elementales del trabajo necesario para transformar datos e información. Se estructuran lógicamente dentro de cada proceso para asegurar la obtención del objetivo de este.

Aunque el concepto de “actividad” parece sencillo, la definición de cada una puede resultar compleja y ambiguo. El desafío no es reconocer que existen. Es acordar cómo representarlas de forma clara, útil y concisa, sin caer en burocratizarlas.

Criterios para definir cada actividad

Para evitar vaguedad e inconsistencia al describir actividades, P4Mf propone varios criterios. No se trata de manuales exhaustivos, sino de un marco que ordena y da coherencia al trabajo. Algunos de los criterios son:

• Reducir la cantidad de actividades del proceso al mínimo posible, pero respetando el resto de las reglas.
• Separar el trabajo por responsable. Cada actividad debe tener un solo responsable (R) que realiza el trabajo, aunque otros podrían colaborar. Esta regla previene la confusión y asegura la rendición de cuentas.
• Separar el trabajo por tipo. Por ejemplo, recibir una entrada, procesar información, validar, aprobar, o enviar un resultado.

Estos y otros criterios más detallados forman parte de la capacitación de los equipos de proyectos P4Mf. Son pilares para conseguir mejoras efectivas de los procesos.

Estructura y flujos de las actividades

Una vez definidas, las actividades se organizan dentro del proceso. Para esto, P4Mf aplica los principios de la programación estructurada. Es un concepto de la informática que resulta muy útil para gestionar procesos.

Esta estructura garantiza que, sin importar cuán complejo sea el proceso, las actividades siempre tengan un único punto de entrada y un único punto de salida.

Los flujos de las actividades pueden seguir tres patrones básicos:

• Secuencia simple: Una actividad sigue a otra en un orden lineal.
• Bifurcación: En un punto determinado, se toma una decisión basada en una condición y el camino del proceso se divide hacia una u otra actividad.
• Bucle (o loop): Si se cumple una condición, el proceso repite un conjunto de actividades.

Este enfoque asegura que el flujo de trabajo sea claro y simple de seguir, lo cual facilita la identificación de mejoras, la detección de ineficiencias y la capacitación de los equipos.

El formato de la actividad en P4Mf y la matriz RACI

P4Mf propone un formato estructurado para describir el trabajo, evitando que se cuente “a gusto” de quien lo redacta. El formato incluye el nombre y una descripción de cada actividad, y un enunciado de los roles involucrados, en forma de matriz RACI.

La descripción de cada actividad es una síntesis del trabajo a realizar. Se asume que las personas involucradas ya conocen ese trabajo (no es un manual de capacitación). Si se necesitan detalles, se hace referencia a otra documentación existente (manuales, procedimientos, etc.).

Cada actividad se vincula a una matriz RACI (Responsable, Accountable, Consultado, Informado) para definir los roles involucrados. Esta matriz aclara qué rol cumple cada persona en cada actividad. Por ejemplo:

• R (Responsible): Quién hace el trabajo.
• A (Accountable): Quién rinde cuentas por el resultado final del proceso.
• C (Consulted): Quién puede ser consultado.
• I (Informed): Quién debe ser informado.

El conjunto de personas que intervienen en un proceso (las R, A, C o I) se conoce en P4Mf como la constelación. La matriz RACI, junto con la descripción de la actividad, se convierte en un instrumento sintético y claro que hace visible el flujo de trabajo.

Mejora continua y flexibilidad

El propósito de describir las actividades no es crear documentos estáticos, sino tener una base para la mejora continua. Al hacer visible el trabajo, se abren conversaciones valiosas sobre cómo se realizan las tareas, qué variantes existen, y cómo se manejan los desvíos o fallas.

Definir un proceso de esta manera es un ejercicio de juicio y pragmatismo, no de perfección. Lo que hoy parece la forma más “conveniente” de dejar descripta una actividad, puede evolucionar con el tiempo. P4Mf no busca un “óptimo” inalcanzable, sino una representación clara que pueda ser revisada y mejorada constantemente.

No me aceptes. Discurre. Si tuvieras que describir tu trabajo actual, ¿qué parte de esto encuentras que te sería de mayor ayuda?