Sesión de Sincronización

La sesión de sincronización es el corazón de P4Mf: un órgano poderoso al servicio de hacer que las cosas sucedan y evitar sorpresas.

Este artículo da inicio al Ciclo Faro 3 en el que veremos el habilitador Procesos. Los componentes de P4Mf que viabilizan la ejecución de los procesos son los Eventos. Dedicaremos un artículo a ver aspectos relevantes de cada evento de P4Mf, comenzando por la Sesión de Sincronización

Aunque en la Guía de P4Mf aparece al final de los eventos, prefiero presentarlo antes que los demás, porque conocerlo ayuda a entender el sentido del conjunto: los otros eventos, así como los artefactos, cobran vida al verse en acción durante estas sesiones.

Seguramente participas en reuniones para revisar el progreso y el estado del negocio. Tal vez seas quien conduce o quien rinde cuentas. ¿Qué pasa en esas reuniones? ¿Qué dinámica se sigue? ¿Se honraron los compromisos asumidos en reuniones anteriores?

Salvo excepciones, esas instancias suelen mostrar lo que llamaríamos “oportunidades de mejora”. Lo más llamativo es que muchas de ellas se repiten reunión tras reunión: compromisos incumplidos, decisiones revertidas, procesos confusos y excusas reiteradas.

Es habitual que se culpe a las personas por estas fallas. A veces es cierto: por algo se dice que “te contratan por tu aptitud y te despiden por tu actitud”. Pero en la mayoría de los casos, los problemas provienen del sistema de procesos en uso, en particular de cómo se planifica, acuerda y revisa el trabajo.

Ahí es donde entran las Sesiones de Sincronización. Su propósito es catalizar lo que funciona y visibilizar lo que necesita mejora, impulsando acciones concretas para conseguirlo.

La mecánica en el trébol de P4Mf

El funcionamiento se entiende mejor con la representación gráfica del trébol de cuatro hojas:

• Arriba a la izquierda: lo planeado antes de cada sesión.
• Abajo a la izquierda: lo realmente ejecutado.
• La comparación entre ambas hojas muestra brechas, cuellos de botella o desvíos.
• Arriba a la derecha: de esas brechas surgen compromisos nuevos, registrados en el artefacto Aitems, la bitácora de asuntos pendientes.
• Abajo a la derecha: la minuta que se emite y distribuye tras la sesión, donde quedan plasmados avances, decisiones y acuerdos.
• En el centro: el corazón que representa al gestor de P4Mf, quien mantiene el mecanismo en funcionamiento.

Constelaciones y cadencia

Las sesiones ocurren dentro de cada constelación: gestor, ejecutantes e involucrados de distintos sectores. Se realizan con la cadencia definida en el artefacto Pracis, aunque pueden convocarse sesiones ad hoc cuando la urgencia o una oportunidad lo justifiquen.

Impacto y valor de la sesión de sincronización

Estas sesiones son mucho más que instancias de coordinación: son espacios donde la información circula, se transforma en decisiones y mantiene al equipo adaptado. Siguiendo la mirada de Prigogine, pueden entenderse como pequeñas estructuras disipativas: absorben datos, procesan tensiones y generan nuevo orden a partir del desorden.

Si bien su dinámica nos expone a la complejidad, en lugar de temerle conviene aprovecharla: cada sesión es un espacio donde los participantes practican su capacidad de evolucionar.

Desde la perspectiva de Karl Weick y su Organizational Information Theory, estas sesiones de sincronización pueden entenderse como espacios deliberados de “construcción de sentido” organizacional: momentos en los que el equipo articula, reconstruye y comparte sentido a partir de información ambigua o dispersa, transformándola en entendimientos comunes, decisiones concretas y un nuevo curso de acción.

Más que reuniones

El enfoque metodológico de P4Mf busca que las reuniones sean más efectivas y menos derroche de tiempo:

• El foco no son excusas, sino causas.
• Nada de acuerdos vagos, sino compromisos claros con responsables y fechas.
• Fuera las discusiones abstractas, bienvenidas las decisiones aplicables.

Ahora bien, conseguir buenas sesiones no se logra solo entendiendo la mecánica de P4Mf. Hace falta mejorar la forma en que se conducen, y eso requiere práctica. Ese entrenamiento empieza durante mi proyecto de consultoría, que comienza a afinar habilidades clave:

• Preguntar mejor. La herramienta más poderosa de quien conduce la sesión son sus preguntas. Por ejemplo, no avanzar hacia qué hacer hasta que exista consenso sobre una descripción clara de la situación.
• Indagar causas raíz. Para situaciones inaceptables (atrasos, fallas, rechazos), no basta con la primera respuesta. Conviene aplicar técnicas como los “cinco por qué” para evitar quedarse en síntomas y llegar a lo que realmente importa.
• Acordar acciones efectivas. Identificar causas y consecuencias exige tomar decisiones y definir acciones correctivas o preventivas. Aquí resulta útil ejercitar técnicas como el Pull Planning.
• Cuidar la trazabilidad. Toda acción debe tener un responsable de lograr que se cumpla y de comunicar los acuerdos.

De lo contrario, aun aplicando al pie de la letra la mecánica propuesta por P4Mf, las sesiones podrían ser ineficaces. Como siempre, no alcanza con un método declarado: hace falta competencia para aplicarlo.

Encarrilar a un grupo en esta disciplina no siempre es fácil. Pero marcar el rumbo y repetir la práctica va modificando la conducta.

En conclusión

En definitiva, P4Mf es para “hacer que las cosas sucedan y evitar sorpresas”, y las Sesiones de Sincronización son las piezas centrales para conseguirlo. Allí confluyen los demás componentes de P4Mf.

¿Qué tanto te resuena esta forma de trabajar? ¿Tus reuniones son realmente efectivas, o sientes que podrían serlo mucho más?

No me aceptes. Discurre. ¿En qué te ayudaría contar con una mecánica como la de las Sesiones de Sincronización?