Cómo usar el Aitems

Un ejercicio práctico para comprender cómo se usa el Aitems en situaciones reales de equipo y por qué es más que una simple planilla de seguimiento.

Si leíste el artículo sobre el Aitems, seguramente fuiste haciendo conexiones con tu propia forma de dar seguimiento a pendientes, tanto los tuyos como los de otros. Todos lo hacemos, de una manera más o menos estructurada, según nuestra personalidad, formación y experiencia.

Como suele decirse, una imagen vale más que mil palabras. Por eso te comparto el siguiente gráfico con el formato y un ejemplo de Aitems, tal como lo uso en mis sesiones de entrenamiento sobre el marco P4Mf. Verás que incluye filas y columnas que, creo, se explican por sí mismas. Además, en otros artículos encontrarás detalles sobre cada campo, que no vale la pena repetir aquí.

El contenido de estas casillas es la base de una larga conversación sobre la técnica para redactar, especialmente en lo referido a la “Situación que origina la acción” y la “Acción asignada o Decisión acordada”. No se trata de tozudez lingüística, sino de buscar claridad de expresión, que siempre exige claridad de pensamiento. Curiosamente, este mismo tema está en el centro de lo que hoy se llama Prompt Engineering, asunto sobre el cual escribiré más adelante.

El Aitems nace, en la práctica, como producto natural de las Sesiones de Sincronización, donde funciona como memoria viva de lo discutido y acordado. Aunque no intervenga la Inteligencia Artificial, sí intervienen las inteligencias naturales de las personas que participan. Desde hace décadas, el Aitems declara (en la “Situación que origina la acción” y la “Acción asignada”) aquello que el responsable (humano, no artificial) debe realizar. Es, de algún modo, un prompt generado en equipo entre quienes intervienen en la conversación de cada tema pendiente (SdG, en términos del P4Mf).

Sobre el uso del Aitems

Formular un prompt, así como escribir una línea del Aitems, no consiste en aplicar una fórmula rígida, pero sí en seguir cierta técnica. De lo contrario, corremos el riesgo de partir de entendimientos distintos sobre el contexto o el compromiso asumido.

Por eso, usar bien el Aitems no es llenar casillas con textos correctos, ni de escribir una “biblia” para que cualquier persona ajena al trabajo entienda todo sin margen de duda. Suelo decir que hay que escribir convenientemente: lo suficientemente claro para el contexto, evitando discusiones posteriores como “eso no era lo que habíamos dicho”, “no era para ahora” o “eso no lo tenía que hacer yo”.

Permíteme compartir ahora un ejercicio real de mis entrenamientos. Muestra un caso parecido a la realidad, que evoluciona a lo largo de cuatro situaciones. El caso ocurre en un supuesto proyecto de una gran empresa de construcción y muestra la interacción entre el Gerente de Proyecto (PM) y el encargado de Control de Gestión (CG).

Estos personajes hablan en el estilo coloquial del Río de la Plata, pero imagínatelos dialogando con el tono propio de tu entorno. Después de cada situación, verás que se pide actualizar el Aitems en base al diálogo presentado. Aparecen acciones como “nuevo” y “siguiente”, que corresponden a funciones de la herramienta Aitems que distribuyo en mis consultorías.

Las cuatro situaciones que componen el ejercicio son las siguientes:

Primera Situación

Imaginemos que el 4/3/25 hay una primera interacción donde participan sólo PM y CG.

• PM: Che CG, tenemos que cobrarle al cliente el trabajo y los materiales que están fuera del alcance del contrato.
• CG: Puf… ¿vos cómo lo pensás hacer?
• PM: ¿Yo?… ¡Nosotros dirás! Tenés que identificar cuáles son esas cosas fuera del alcance,
  hacerme una lista, y yo después veo qué hago con eso.
• CG: Ok. Voy a poner a Antonio a que realice un inventario en la obra, que me lo
  pase, yo lo valido contra el contrato y te armo el listado de lo fuera de alcance. ¿Te parece?
• PM: Bueno, pero no se pasen la vida en eso. Lo necesito para mañana.
• CG: ¡imposible! Lo antes que puedo tenerlo es el miércoles de la próxima semana.
• PM: NO. Quiero reunirme con vos el martes de la próxima semana a las 10, por TEAMS,
  para discutir el listado. Pasámelo el lunes.

Asumiendo que tú eres el CG y que el PM te delegó la gestión de asuntos como este: ¿Cómo pasarías esto a un Aitems? (si te interesa, tú puedes hacer el ejercicio).

Segunda Situación

Ahora imaginemos que CG le mandó el listado a PM y que están en la sesión TEAMS del martes siguiente.

• PM: Hola CG. Che, ¿eso es todo lo que hay fuera del alcance? Yo creo que tendría que ser mucho más.
• CG: Bueno, lo que pasó es que apareció Fulano del cliente y no le permitió a Antonio que entrara en el sector B de la obra, porque dice que su gente de Seguridad lo bloqueó ya que lo encuentran peligroso para sus empleados.
• PM: ¿Y recién me avisas de esto? Yo voy a hablar con Mengano del cliente para que destrabe esta estupidez. Arreglá para que vaya Antonio pasado mañana y que, si tiene problemas, te avise, así vos, inmediatamente, me lo informás a mí. Mandáme la lista completa para el próximo lunes, así nos volvemos a juntar por TEAM el martes.

Nuevamente: ¿Cómo reflejarías esta interacción sobre en Aitems? Por supuesto, tendrías que generar una fila “siguiente” del SdG que generaste antes. Luego tendrías que ingresar textos en cada casilla.

Tercera Situación

Asumamos que Antonio pudo avanzar, que CG le mandó el nuevo listado a PM y que tienen la sesión TEAMS el martes siguiente (nota que pasaron muchas cosas que no van al Aitems). Entonces tienen el siguiente diálogo:

• PM: Hola CG. Parece que ahora está completo ¿estás seguro?
• CG: Bueno, Fulano le permitió a Antonio que entrara en el sector B de la obra, hizo el relevamiento allí, encontró un montón de cosas fuera del alcance y, hasta donde me dijo Antonio, no queda ningún otro sector sin relevar.
• PM: Ok, voy a valorizar estos fuera de alcance y me preparo para planteárselo al cliente. Si te necesito te aviso. Pero marquemos una sesión para el próximo martes para analizar lo que surja de mi reunión con el cliente. Además, necesito que analices una solicitud de cambio pedido por el cliente, que acabo de pasarte por e-mail, y me digas cómo podemos sacar el mejor provecho de esta situación.

¿Cómo reflejarías esta interacción sobre un Aitems? Una pista: por un lado, tienes que incluir un “siguiente” pero, además, por otro lado, tienes que generar uno “nuevo”.

Cuarta Situación

Imaginemos que PM tuvo una respuesta del cliente sobre los fuera de alcance y que realizan la sesión TEAMS con CG donde tienen el siguiente diálogo:

• PM: Qué tal CG. No fue muy buena la reunión con el cliente. Resulta que Perengano dice que
  la mitad de lo que planteamos como fuera de alcance no son temas “adicionales” sino cosas que
  a “nosotros” se nos ocurrió hacer, ya que la ingeniería, que está bajo nuestra responsabilidad,
  no hubiera funcionado tal como estaba originalmente.
• CG: ¿Y ahora? ¿A quién se le ocurrió hacer cosas fuera del contrato sin avisar?
• PM: ¿Y a mí me preguntas? Pero ahora no atrasemos la regularización de todo lo que estamos de acuerdo con el cliente en que está fuera de alcance. Te envié recién por e-mail el listado de esas cosas, valorizadas. Por favor, ocúpate de resolver los pasos administrativos y consigue que se emita la factura dentro de, a lo sumo, la próxima semana. Necesitamos esa factura en los resultados del mes. Si se traban las cosas por algo, avisame.
• CG: Ok jefe. Me ocupo.
• PM: A che, ¿cómo anda la revisión de la solicitud de cambio que te pedí encaminar la semana pasada?
• CG: ¡Viento en popa! Vamos a sacar un montón de plata con ese cambio.
• PM: ¡Ja! ¿Querés venir conmigo a tratar de convencer al cliente de poner una montaña de plata por eso que pidió?
• CG: No, no. Yo te paso la documentación y vos manejala con el cliente. Después me contás cómo te va.

¿Cómo reflejarías esta interacción sobre un Aitems?  ¿Qué hay “nuevo” y que “siguiente”?

Discusión del Ejercicio

Así termina el planteamiento del ejercicio. Luego, los asistentes lo realizan y discutimos sus resultados. Allí surgen debates muy ricos que son la única manera de comprender a fondo qué es, para qué sirve y cómo debería usarse el Aitems. A simple vista parece una matriz trivial, pero en el fondo es una herramienta para pensar mejor. En ese sentido, se parece mucho a los prompts de la IA.

La discusión del ejercicio está fuera del alcance de este blog, pero con gusto podemos continuar la conversación por otro canal, si te interesa. Sólo mándame un e-mail.

Las reacciones de los participantes en mis consultorías suelen ser variadas. Algunos quieren usar el Aitems hasta para sus pendientes personales (no es para eso). Otros se resisten a tanta formalidad o al esfuerzo de mantenerlo (tú sabrás las consecuencias). Algunos prefieren completarlo durante cada Sesión de Sincronización, junto con los demás participantes (yo lo desaconsejo). Pero después de un tiempo de trabajo conjunto, las cosas se acomodan.

Si quieres avanzar por tu cuenta y experimentar con la técnica, adelante. El marco está ahí: sólo hace falta reflexionar y practicar. Y habrá que seguir haciéndolo, porque no hay máquina que llene el Aitems mientras los procesos, proyectos, programas y portafolios progresan… o no.

Puedes incorporar el uso del Aitems en prácticamente cualquier práctica de trabajo en equipo. Sin embargo, su verdadero potencial emerge cuando forma parte de un entorno que integre los demás componentes del P4Mf. Los roles, eventos y artefactos del marco están concebidos para ofrecer una estructura integral al funcionamiento organizativo.

Siempre te propongo que no me aceptes, sino que discurras. Con más razón en esta materia. Usar el Aitems es discurrir reiteradamente. El Aitems puede parecer sólo una matriz… pero no te engañes.