Pracis: detalles sobre su método

Una mirada práctica sobre cómo usar la Pracis para observar, discutir y diseñar procesos reales.

En un artículo anterior sobre la Pracis comenté algunos detalles que van más allá de las simples definiciones incluidas en la Guía de P4Mf. Ahora quiero compartirte parte del material que utilizo en mis entrenamientos, que te resultará útil si quieres profundizar en lo relativo a este artefacto.

Como sabes, la Pracis tiene forma de matriz. A continuación, te muestro el formato de su encabezamiento. Los textos en negrita representan las variables que deben completarse para cada proceso que se quiera describir. En este caso, el ejemplo corresponde al proceso de generación de una nueva Pracis. Es un ejercicio que realizo junto con los asistentes del entrenamiento.

Debajo de estos títulos se dispone una fila por cada actividad del proceso. El sentido de cada campo lo explico detalladamente durante mis entrenamientos. Muchos responden casi exactamente a las reglas de la matriz RACI. Otros requieren entender algunas reglas de Pracis, simples pero necesarias para aplicar adecuadamente el método.

Por ejemplo, el Objetivo del proceso suele requerir una conversación extensa. La razón es que trabajo siempre con casos reales de los propios asistentes. De lo contrario, los participantes inventarían mundos ideales que poco sirven para aprender algo nuevo.

Además, completar ese campo exige haber identificado correctamente la granularidad del elemento al que se considera “proceso”. Es decir, antes de escribir, hay que pensar y discutir bastante. Como ocurre con el Aitems, la calidad del resultado depende directamente de la sagacidad del pensamiento que lo precede.

Funcionamiento del formato

El formato de la Pracis funciona como una memoria del proceso acordado, pero también como un mapa de exploración.  La disposición de los campos invita a seguir un camino. No se trata de ir pasando por ellos llenándolos rápidamente, sino observar, discutir, diseñar y recién después escribir.

Debajo del encabezado, esta Pracis que te presento incluye una secuencia estándar de pasos que sirve para describir cómo se desarrolla cualquier proceso.

Por eso suelo decir que P4Mf es un marco que sirve para implantarse a sí mismo: cuando aplicas P4Mf para definir cómo aplicar P4Mf, ves su potencia. Lo mismo ocurre con el Aitems y los demás artefactos y eventos del marco. Implantar P4Mf implica operar… y el propio marco ayuda a hacerlo.

Las técnicas para redactar en cada campo exceden el alcance de este blog, pero si quieres avanzar más allá, siempre podemos continuar la conversación por otro canal. Sólo tienes que escribirme.

No es difícil entender el sentido de los campos. Lo difícil es que las personas involucradas (la constelación, en términos del marco) se pongan de acuerdo en aspectos que hasta entonces daban por obvios.

Sucede en casi todos los ejercicios: ¿dónde empieza y termina ese proceso que estamos analizando? Uno dice que incluye cierta tarea, otro dice que no. ¿Qué responsabilidades tiene cada integrante? Alguien apunta a un nombre, pero esa persona responde que nunca se lo pidieron o que no sabe hacerlo. Entonces alguien propone revisar los procedimientos oficiales… y ahí empieza la sorpresa: si existen, encontrarlos es casi una búsqueda del tesoro. Y cuando aparecen, rara vez reflejan lo que realmente ocurre en el operar cotidiano.

Donde está lo complicado

El formato de la Pracis es sencillo. Lo complejo es acordar cómo observar, discutir, diseñar y documentar lo que se hace (y lo que se debería hacer). Por eso la Pracis no es un formulario: es un espacio de conversación estructurada que impulsa el aprendizaje colectivo.

Si quieres experimentar por tu cuenta, adelante. El marco está ahí: basta con reflexionar y practicar. No hay máquina que genere la Pracis mientras los procesos, proyectos, programas y portafolios fluyen… o no.

Puedes usarla en casi cualquier entorno organizativo, pero su verdadero potencial aparece cuando se integra con los demás componentes de P4Mf. Los roles, eventos y artefactos del marco se complementan para ofrecer una estructura integral al funcionamiento de una organización.

Como siempre, no te pido que me aceptes, sino que discurras. Usar la Pracis es justamente eso: discurrir con método. A primera vista parece una simple matriz RACI, pero en la práctica se convierte en algo mucho más interesante: una herramienta para pensar juntos cómo operamos… y cómo podríamos operar mejor.