¿Es Hora de Implantar P4Mf?

Implantar P4Mf al inicio de un gran proyecto transforma una “colcha de retazos” metodológica en un flujo de trabajo coherente y efectivo, mitigando riesgos clave.

Este artículo hace un paréntesis en mi serie habitual sobre los componentes del marco de trabajo. Te propongo reflexionar sobre la conveniencia de implantar P4Mf al iniciar un proyecto importante.

De “Colcha de Retazos” a Flujo Coherente

El inicio de un proyecto de tamaño y objetivo importante requiere la puesta en marcha de una nueva organización. Implica establecer una Oficina de Proyecto (PO); una miniatura que replica parcialmente la estructura de la organización ejecutante. En esa PO se organiza al personal y los recursos necesarios para gestionar el proyecto.

Es un buen momento para implantar P4Mf y aprovechar el desafío de logra que muchas personas se adapten a trabajar en un nuevo equipo. Vienen con distintas experiencias y maneras de trabajar, cosa que puede resultar en una “colcha de retazos” metodológicos. Implantar P4Mf ayuda a mitigar ese riesgo y funda las bases para una gestión efectiva y fluida.

P4Mf está diseñado para clarificar las interfaces entre personas y equipos interdependientes. No se ocupa de detalles técnicos sobre cálculos o evaluaciones. Su foco es cómo se vinculan esos bloques de trabajo. Al implantarlo, se consigue alinear al equipo, y así acelerar y hace más efectivo el flujo de información. P4Mf funciona como un marco de gestión para lograr que las cosas sucedan y evitar sorpresas, sin inmiscuirse en la dirección ni ejecución del trabajo técnico de detalle.

La Interfaz Proyecto-Central

Otro beneficio significativo de implantar P4Mf al inicio de un proyecto es facilitar el vínculo entre la Oficina del Proyecto y la Oficina Central de la organización. La central opera a su propio ritmo, con procesos establecidos y personal de larga data en áreas clave (Compras, Gestión de Talento, Legales, etc.). Estos sectores están disponibles para todos los proyectos y esperan que la nueva PO encaje en su manera de trabajar; no al revés.

El proyecto, por su parte, requiere interfaces cotidianas y directas con cada uno de esos sectores. Lograr interacciones eficaces no es sencillo debido a la asimetría de procesos. P4Mf resulta una herramienta valiosa para alinear los enfoques de trabajo y la manera de interactuar entre el proyecto y las áreas de la central.

El alineamiento que promueve P4Mf es vital para ambas oficinas, y no exige modificar el marco de trabajo de la central. Sin embargo, entender las ventajas de P4Mf podría llevar a otros sectores a adoptarlo para su gestión interna. Eso mejoraría el flujo no solo con los proyectos, sino entre esos sectores y con terceros (proveedores, clientes, entes públicos). P4Mf es como el líquido que se vierte entre las baldosas. Une todo sin que cada sector abandone sus métodos, procedimientos o recursos informáticos habituales.

Prepararse para lo Inevitable

En el contexto actual, la rotación de personal no es una posibilidad remota, sino una realidad creciente. Las nuevas generaciones no se atan a una organización. La pregunta no es si habrá rotación, sino cuánto costará integrar a una nueva persona en la PO durante el fragor de la ejecución. El impacto de desviar tiempo de otros miembros del equipo para entrenar a un reemplazante es considerable.

Adoptar P4Mf al inicio del proyecto sirve como una preparación imprescindible para esta realidad. Su implantación implica sintetizar los procesos de gestión en las Pracis, donde quedan centralizadas todas las referencias a los documentos con el detalle del trabajo. Esto reduce drásticamente la curva de aprendizaje y el impacto de la rotación.

No es que los reemplazos pasarán desapercibidos, pero con la gestión normalizada y documentada en P4Mf, el flujo de trabajo se mantiene a salvo y los reemplazos impactan menos al resto del equipo.

La Ilusión de Automatización

Adoptar P4Mf puede parecer innecesario cuando se cuenta o se está por implantar una solución informatizada. Podemos pensar que un sistema integrado de gestión, un ERP o una herramienta de workflow son suficiente marco de gestión. Tal vez ilusionarnos con que, como la organización tendrá que ceñirse a exigencias del funcionamiento automatizado, eso regularizará la gestión.

En realidad, los sistemas son dos de los cuatro habilitadores de los negocios: tecnología e información. Pero hay otros dos habilitadores: personas y procesos. Sin una interrelación armónica entre los cuatro habilitadores, la gestión no fluye.

Si bien estos sistemas automatizados optimizan el trabajo de detalle, no anulan la necesidad de la intervención humana. No son suficientes para conseguir que todo fluya sin inconvenientes. Por eso, los jefes de sector y gerentes de proyecto no son removidos. La razón profunda es que vivimos en un ambiente VUCA (Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo). Siempre ocurrirán eventos no previstos. La complejidad no se puede anular.

Más allá de la Automatización

Es en esa realidad donde P4Mf aporta un valor fundamental. Mejora el flujo del trabajo de quienes gestionan. Sintetiza y distribuye el trabajo de gestión. Alinea los roles y así consigue que las cosas sucedan y evita sorpresas. Aunque la Inteligencia Artificial pueda ser una ayuda futura, la intervención humana en la gestión es, hasta ahora, inevitable.

Antes de confiar demasiado en una herramienta informática avanzada, convendría reflexionar sobre cuántas veces ya se ha tenido la misma ilusión en situaciones anteriores. Muy probablemente esas herramientas resulten beneficiosas, pero: ¿apostarías todas tus fichas a que son suficiente?

Normalizar la Gestión es el Primer Paso

Al inicio de un nuevo proyecto, la organización debe pasar por la etapa de organizar su gestión. Ese momento puede ser la oportunidad para matar dos pájaros de un tiro: implementar P4Mf como parte de organizar la gestión del proyecto.

No se trata de cambiar la forma de hace el trabajo de detalle (el técnico o el administrativo), sino de normalizar la manera en que se gestionan las interfaces y el flujo de la información. Conseguir esto es un paso fundamental hacia el éxito del proyecto.

Como tantas veces, podrías tomar una decesión. Claro, existe la chance de dejarte llevar y seguir haciendo lo de siempre, sin notar siquiera la oportunidad de cambiar. Pero si decides pensarlo, terminarás tomando una decisión. Muchos afirman que, al final, decidir es hacer una apuesta.

No me aceptes. Discurre. ¿Apuestas a arrancar un proyecto igual que siempre, a mejorar, a hacerlo apoyándote en P4Mf?