Artefactos: apoyos clave en P4Mf

Los artefactos no son el fin, sino el soporte para pensar, decidir y registrar acuerdos que mejoran la gestión cotidiana dentro de P4Mf.

Según la Guía de P4Mf, los artefactos son apoyos estructurados para exponer, analizar, gestionar y optimizar distintos frentes del trabajo:

• el deber ser, representado en la Pracis como referencia de los procesos,
• las excepciones al deber ser, que se registran y tratan a través de los Aitems,
• las eventualidades, que se organizan en un inventario de riesgos y oportunidades,
• y los participantes, cuyo nivel de involucramiento se gestionan con un artefacto específico.

Los artefactos son instrumentos de apoyo, no el foco del trabajo. Ayudan a planificar, diseñar y aplicar el marco en la gestión cotidiana de la organización. A diferencia de un proyecto de desarrollo de software, donde construir artefactos es el fin, aquí acompañan y guían. Se van generando y completando a lo largo de la implantación y también durante la operación.

En esencia, los artefactos son matrices. Cada una organiza información en filas y columnas:

• Pracis: cada fila representa una actividad.
• Aitems: cada fila contiene el estado de un asunto en una fecha.
• Participantes: cada fila corresponde a una persona.
• Eventualidades: cada fila registra un riesgo o una oportunidad.

Las columnas varían según el artefacto y alojan los conceptos relevantes. No son meras planillas: ofrecen un formato para pensar y decidir.

Usos prácticos de los artefactos

El trabajo con artefactos se activa en distintos momentos:

• En la capacitación inicial, se explican y se ejercitan brevemente.
• Durante la implantación de cada circuito, los artefactos se convierten en soporte para analizar, discutir y planificar.

El formato mismo de cada matriz funciona como guía: obliga a mirar cada aspecto del proceso en una secuencia ordenada. Además, permite registrar decisiones y acuerdos en un lugar común, convirtiendo a los artefactos en una memoria operativa de cada circuito.

Otro beneficio es la creación de un lenguaje común. Los conceptos usados en los artefactos —como “disparador de un proceso” o “situación que requiere atención”— necesitan significados consensuados. Llegar a ese acuerdo conceptual desde el inicio facilita las discusiones y minimiza los malentendidos.

Adicionalmente, los artefactos son una fuente de insumos clave para las sesiones de revisión del negocio en el nivel directivo. Para posibilitar esto, el equipo necesita redactar las descripciones de manera que facilite su traslado a los reportes oficiales de la dirección. También conviene que conozca ciertos aspectos del sistema de inteligencia de negocio de la empresa. Un ejemplo clásico son los KPI que podrían requerir cálculo o actualización a partir de esos registros.

Expectativas sobre la herramienta

Una pregunta recurrente es dónde residen los artefactos. Podrían estar en papel y escritos a mano, pero en la práctica se espera una solución digital, visual y cómoda.

En mis proyectos entrego versiones digitalizadas y automatizadas. Sin embargo, P4Mf no compite como solución informática. El valor no está en lo moderno y atractivo de las pantallas. Está en que cada artefacto obliga a pensar y a registrar acuerdos.

Si alguien deseara desarrollar una versión más sofisticada, podría hacerlo, pues el diseño y funcionalidad de los artefactos están definidos. Pero conviene resaltar que P4Mf es un marco de trabajo, no un software de gestión.

Otro aspecto a destacar es que los artefactos no intervienen en la ejecución del trabajo técnico o profesional. Su función es facilitar la gestión de ese trabajo, organizando la información sobre el progreso y la situación alcanzada. Ese progreso ocurre entre una sesión de sincronización y la siguiente. En esas sesiones, los artefactos sirven para guiar la conversación sobre el estado del operar. También son la memoria de acuerdos en las sesiones de revisión que la constelación debe respetar hasta el próximo encuentro.

El desafío de escribir en los artefactos

Los artefactos están pensados para escribir en ellos: se debe llenar cada casilla en la matriz. Allí aparece un desafío común a todas las personas: lograr claridad y síntesis al mismo tiempo.

La tentación es escribir lo primero que se nos ocurre y pasar rápido a la siguiente casilla. Pero esa actitud suele ir en contra del propósito. Se induce a pensar más de una vez, reflexionar, depurar y condensar en pocas palabras una idea clara y compartible.

Este ejercicio no es trivial. Por eso en P4Mf existen reglas y recomendaciones para escribir sintéticamente. El simple hecho de que haya reglas muestra que no es un asunto fácil. Lograr sintetizar es un reto permanente, pero también un aprendizaje que mejora la calidad del elemento conseguido.

Qué no deben ser los artefactos

Es común querer cargar en los artefactos información que no corresponde. Por ejemplo: en Participantes agregar datos de contacto o nivel de especialización, o en Pracis detallar procedimientos técnicos.

Sin embargo, los artefactos no son repositorios totales. Su propósito es ayudar a gestionar la implantación y la aplicación de P4Mf. No son el reemplazo de otros sistemas ni el lugar para almacenar un mundo de datos.

Cuando se necesita detalle técnico, conviene simplemente referenciar los documentos o enlaces externos que lo contienen. Lo central en P4Mf no es el trabajo profesional en sí, sino su gestión. Pone foco en la secuencia, la calidad y la fluidez con que se lleva a cabo esa gestión.

Estos límites evitan sobrecargar los artefactos. Mantienen claro el papel de guía de gestión, sin sustituir sistemas especializados ni bibliotecas de procedimientos.

¿Y el Lado B?

En este ciclo faro no habrá artículos del Lado B. Aquí hablamos de los artefactos en sí, sin entrar en detalles de cómo están construidos o cómo se operan. Sin esos detalles, no podemos referirnos a los desafíos que presentan.

Por otro lado, los desafíos conceptuales aparecen en artículos de Lado B específicos por cada componente. Así, los desafíos sobre procesos tienen su Lado B y los de incidentes están ligados a las sesiones de sincronización. Por eso, este ciclo se focaliza exclusivamente en los artefactos y sus aportes.

No me aceptes. Discurre. ¿Qué tanto te cuesta lograr claridad y síntesis al escribir en tus propias herramientas de gestión?