El lado humano de implantar P4Mf

Al implantar se activan tensiones personales y organizacionales. Entenderlas antes de decidir ayuda a sostener el cambio con realismo y madurez.

Este artículo es el primero de los dos que muestran el lado humano de implantar P4Mf. Aquí te invito a recorrer los momentos iniciales del proyecto de implantación. En esa etapa, las actitudes afloran con fuerza y ponen a prueba la disposición real al cambio. En el siguiente artículo hablaré de cómo las actitudes van evolucionando a partir del entrenamiento. También veremos qué observar durante el trabajo conjunto, cuando el método empieza a transformar el día a día.

No se trata sólo de imaginar tu propia reacción ante el proyecto. Conviene también anticipar cómo podrían vivirlo los demás participantes del entorno donde se implemente. Cada uno podría sentirlo distinto, dependiendo del lugar que ocupe, su historia en la organización y su forma de entender el trabajo.

Si todavía tienes fresca la impresión que te dejó el artículo anterior, compárala con lo que leerás ahora. Tal vez refuerce tus ideas o quizá te lleve a matizarlas. En ambos casos, ganarás confianza en tu propio juicio.

El desafío de afinar la intención al implantar

Para quienes buscan impulsar mejoras en su organización, pensar en P4Mf implica una primera reflexión. ¿Estamos ocupándonos de equilibrar los cambios entre los distintos habilitadores del operar? Con frecuencia cargamos las tintas sobre las personas, pero los defectos en procesos, información o tecnología pueden entorpecer o diluir mejoras personales.

El primer momento crítico aparece durante el análisis de factibilidad. Es cuando se ve quién está dispuesto a revisar su enfoque inicial y quién sólo busca confirmarlo. Hay quienes abren la conversación para entender el problema desde distintos ángulos, y quienes la cierran en la primera frase: “esto siempre se hizo así”. A veces, la mayor dificultad no es técnica, sino el empecinamiento en defender una idea inadecuada.

¿Cuántos entrenamientos quedaron archivados en carpetas que nadie volvió a abrir? ¿Cuántas consultorías terminaron en documentos impecables pero inertes? Cada proyecto para implantar P4Mf requiere cambiar comportamientos al mismo tiempo que se ajusta la forma de operar.

El progreso en un proyecto P4Mf es menos tangible que en los proyectos predictivos. Hay menos hitos formales, porque los procesos evolucionan a medida que los participantes aportan conocimiento sobre el trabajo real. No hay cursos clásicos: el aprendizaje ocurre mientras se trabaja, no cuando se obtiene un diploma.

La factibilidad de adoptar P4Mf depende, en gran medida, de la cultura y las políticas de la organización. ¿Cómo lo ves en tu entorno?

Inmiscuirse en tensiones preexistentes

En toda organización hay tensiones entre áreas interdependientes. A veces se compensan gracias a buenas relaciones personales; otras veces, esas tensiones generan fricciones difíciles de manejar.

Implantar P4Mf exige, desde el inicio, conformar una constelación integrada por personas de al menos tres sectores. Los roles de Gestor y Ejecutante provienen del Nodo en que se trabaja. El rol de Involucrados lo ocupan personas de otros sectores con los que ese Nodo interactúa.

Esta circunstancia genera una dinámica que conviene observar, durante la búsqueda de una agenda común de sesiones. Hay quienes ven esa coordinación como una oportunidad de ordenar el trabajo compartido. Otros, como un ataque a su esquema personal de trabajo. Mientras algunos se abren a ajustar su agenda, otros demuestran que no admiten alteraciones.

A medida que el proyecto de implantar P4Mf avanza, surge otro foco de atención: el análisis de dificultades entre departamentos. Es el punto donde se mide la madurez de la colaboración. Hay quienes buscan comprender las causas de los inconvenientes y proponen alternativas. Otros defienden su parcela como si el resto del flujo no existiera. Cuando esto último pasa, cualquier enfoque metodológico entra en riesgo.

La mejora de cualquier Nodo implica entender y ajustar aspectos de los sectores con los que interopera. Pero, aunque clarificar el interoperar debería ser beneficioso para todos, puede no ser percibido así fuera del Nodo en cuestión.

Dimensiones del trabajo

Desde su inicio, el PMI reconoce dos tipos de procesos: los orientados al producto y los orientados al proyecto. En un plano más amplio del operar de las organizaciones, podemos hablar del trabajo técnico-profesional y del trabajo de gestión. El primero genera o modifica productos y el segundo (la gestión) organiza, impulsa y monitorea el progreso del primero.

De estas dos dimensiones del trabajo P4Mf pone foco en la gestión. Sin embargo, inevitablemente, impacta la otra dimensión. Esto puede desatar tensiones: los procesos a mejorar están en manos de especialistas que, a veces, operan como “caja negra”. No siempre reciben con agrado que alguien se meta a entender o a modificar lo que hacen.

Así aparece otro buen momento para observar actitudes: durante el análisis de mejora de procesos. Algunos participan con curiosidad, incluso entusiasmo, para ver si pueden hacer las cosas mejor. Otros esperan su turno para decir cosas como “ya probamos eso y no funcionó”. El cambio técnico se resuelve con trabajo. El de actitud, con paciencia… y alguna otra estrategia de resolución.

Pero mejorar el operar implica justamente eso: revisar procesos, acortar tiempos, redefinir entregas, ajustar requerimientos, actualizar tecnología. ¿Cuántos de esos cambios chocarán con posturas personales difíciles? ¿Reconoces posturas así en tu entorno?

Hasta aquí la primera mirada

Vimos la antesala del trabajo concreto. Es donde se revela quién está dispuesto a ensayar nuevos modos de operar y quién necesita seguir convenciéndose. En la próxima entrega veremos cómo se expresan esas actitudes una vez iniciado el entrenamiento. Veremos qué señales conviene observar para no perder el rumbo.

Te invito a discurrir. Repasa mentalmente los primeros pasos de tus propios proyectos. ¿Cómo reaccionaron los distintos perfiles ante la posibilidad de cambiar algo? Esa memoria será el mejor punto de partida para la segunda parte.